Warum die Einführung von Software und KI noch keine Problemlösung lösen
Vor einigen Jahren stand ich beruflich und persönlich an einem Punkt mit vielen Fragen und wenig Klarheit. Ich wollte eine Veränderung und suchte nach Antworten. Also tat ich, was sich vernünftig anfühlte: Ich investierte in meine persönliche Entwicklung und buchte eine Jahresbegleitung bei einem Persönlichkeitstrainer mit vier grossen Seminaren zu den wichtigsten Bereichen des Lebens.
Die Investition an Zeit und Geld war hoch, dementsprechend hoch war auch meine Erwartung.
Heute schaue ich mit einem liebevollen Schmunzeln darauf zurück, nicht, weil die Seminare nichts gebracht hätten, im Gegenteil.
Das Problem lag in meiner Erwartung.
Ich hoffte insgeheim, dass mir die Lösung die eigentliche Arbeit abnehmen würde, dass ich Antworten bekäme, sich die Dinge wie von selbst klären würden und ich nach diesem Jahr genau wüsste, was ich will und welchen Weg ich gehen soll.
Leider wurde diese Erwartung enttäuscht.
Niemand konnte mir die Arbeit abnehmen, mich mit meinen eigenen Fragen zu konfrontieren und auseinanderzusetzen, Entscheidungen zu treffen und die damit verbundene Unsicherheit auszuhalten.
Die Seminare gaben mir neue Perspektiven, stellten wichtige Fragen und brachten mich zum Nachdenken, die eigentliche Arbeit blieb jedoch bei mir.
Lösungen kann man kaufen. Die Auseinandersetzung mit dem Problem nicht.
Genau dieses Muster begegnet uns auch in Unternehmen. Dort heissen die vermeintlichen Lösungen neue Software, künstliche Intelligenz, CRM, Neuausrichtung oder Beratung.
Ein Prozess funktioniert nicht mehr . Informationen fehlen. Die Zusammenarbeit zwischen Bereichen ist schwieriger geworden. Der Vertrieb braucht eine Neuausrichtung. Kosten müssen gesenkt und Abläufe effizienter werden.
Kurz gesagt: Houston, wir haben ein Problem.
Wenn wir ein Problem haben, suchen wir nach einer Lösung. Diese Entscheidung fühlt sich gut an, denn in dem Moment, in dem wir ein neues Projekt starten, eine Software evaluieren, KI einsetzen oder einen Berater beauftragen, passiert endlich etwas.
Wir kommen in Bewegung. Doch Bewegung bedeutet noch lange nicht, dass wir am richtigen Problem arbeiten.
Warum eine Softwareeinführung nicht mit der Software beginnen sollte
Nehmen wir folgendes Beispiel:
Der Vertrieb möchte neue Märkte erschliessen, neue Produkte verkaufen oder schlicht einen besseren Überblick über Kunden und Prospects erhalten. Informationen sind über verschiedene Tools und Excel-Dateien verteilt und können nicht strukturiert genutzt werden. Dadurch gehen Follow-ups vergessen und niemand weiss genau, wann zuletzt mit einem Kunden gesprochen wurde.
Eine mögliche Lösung könnte ein neues CRM sein.
Eine gute Problemlösung beginnt mit den richtigen Fragen
Vorausgesetzt, bei der Einführung wird auf die entscheidenden Punkte geachtet. Hier eine kleine Auswahl:
Was soll mit dem CRM konkret erreicht werden?
Welche Informationen müssen erfasst werden?
Wie sollen Kundendaten gepflegt und genutzt werden?
Wer ist für welche Informationen verantwortlich?
Wie soll die Zusammenarbeit im Vertrieb künftig funktionieren?
Diese Fragen müssen oft losgelöst von der bisherigen Arbeitsweise beantwortet werden. Es reicht nicht, bestehende Abläufe einfach in ein neues System zu übertragen, meist müssen Prozesse vollständig neu gedacht werden.
Werden diese Fragen nicht geklärt, kann das neue CRM technisch hervorragend sein und trotzdem wenig verändern.
Im schlimmsten Fall haben wir ein neues Tool, das nur von einigen Mitarbeitenden genutzt wird, jeder verwendet es auf seine eigene Art, die Informationen bleiben unvollständig und eine gemeinsame Grundlage fehlt weiterhin.
Dann wurde zwar eine neue Software eingeführt, aber keine bessere Arbeitsweise geschaffen.
Bei der Nutzung von KI gilt dasselbe
Mit künstlicher Intelligenz wird dieser Effekt aus meiner Sicht noch einmal spannender.
KI kann heute Texte erstellen, Informationen analysieren, Prozesse automatisieren und Arbeitsschritte massiv beschleunigen. Zudem arbeitet sie 24/7. Die Möglichkeiten sind enorm und genau deshalb ist die Versuchung gross, zuerst zu schauen, was mit KI alles möglich ist.
Die spannendere Frage ist jedoch:
Wo haben wir heute ein Problem, bei dem uns KI tatsächlich helfen kann?
Denn wenn ein Prozess unnötig kompliziert ist, wird er nicht automatisch besser, nur weil einzelne Arbeitsschritte mit KI schneller erledigt werden.
Manchmal ist die holistische Lösung eine andere
Deshalb lohnt es sich, vor der Suche nach einer Lösung etwas länger beim Problem zu bleiben.
Was funktioniert heute konkret nicht? Wo entsteht das Problem? Wen betrifft es? Was haben wir bereits versucht? Und was müsste sich tatsächlich verändern, damit wir sagen können: Jetzt ist es besser?
Die Antworten können dazu führen, dass die passende Problemlösung am Ende ganz anders aussieht als ursprünglich gedacht.
Vielleicht braucht es tatsächlich eine neue Software, vielleicht einen anderen Prozess oder klarere Verantwortlichkeiten. Vielleicht kann eine bestehende Lösung viel mehr, als wir heute von ihr nutzen.
Und manchmal muss man auch akzeptieren, dass Veränderung Arbeit bedeutet.
Warum ein Blick von aussen bei Digitalisierung helfen kann
Genau an diesem Punkt kann es für ein Unternehmen sinnvoll sein, jemanden von aussen dazuzuholen. Nicht, weil diese Person automatisch die bessere Antwort kennt, sondern weil ein unvoreingenommener Blick neue Fragen und Denkansätze ermöglichen kann.
Innerhalb eines Systems hinterfragen wir irgendwann vieles nicht mehr. Wir kennen die Gründe, warum etwas so gemacht wird, haben uns an Umwege gewöhnt und wissen, welche Dinge „bei uns halt so sind“.
Ein Blick von aussen ist nicht an diese Gewohnheiten gebunden. Er kann andere Fragen stellen, Zusammenhänge sichtbar machen und dort noch einmal nachhaken, wo intern längst niemand mehr fragen würde, weil die Antwort für alle selbstverständlich scheint.
Oft liegen die entscheidenden Ansatzpunkte genau in diesen weniger offensichtlichen Zusammenhängen. Wenn sie sichtbar werden, entsteht der Raum für eine Lösung, die nicht nur ein Symptom beseitigt.
Gute Digitalisierung beginnt vor der Lösung
Meine vier Seminare waren deshalb eine gute Investition. Was ich korrigieren musste, war nicht die Entscheidung, sondern meine ursprüngliche Erwartung.
Erst als ich verstanden hatte, dass mir niemand die eigentliche Arbeit abnehmen konnte, konnte ich den maximalen Nutzen daraus ziehen. Die Seminare gaben mir Impulse, Perspektivwechsel und Werkzeuge, die bis heute nachwirken, die Veränderung selbst konnten sie mir jedoch nicht abnehmen.
Bei Unternehmen ist es nicht anders.
Die Einführung einer neuen Software, die Nutzung von KI oder eine Beratung können unglaublich viel bewirken und einem Unternehmen einen neuen Schub geben. Entscheidend ist jedoch, mit welcher Ausgangslage wir starten.
Haben wir verstanden, was heute nicht funktioniert, was wir verändern wollen und wie die neue Arbeitsweise aussehen soll, kann Technologie genau dort ihre Stärke ausspielen.
Deshalb beginnt gute Digitalisierung für mich nicht mit der Frage:
Welche Software oder welche KI-Lösung brauchen wir?
Sondern mit der Frage:
Was wollen wir eigentlich verändern und warum?
Denn Lösungen können wir kaufen.
Die Auseinandersetzung mit dem eigentlichen Problem nicht.
