Eine neue Software ist wie ein neuer Mitarbeiter: Was eine erfolgreiche Softwareeinführung braucht
Du kannst den besten Mitarbeiter einstellen. Wenn jedoch niemand genau weiss, welche Aufgabe er übernehmen soll, die Übergaben nicht reibungslos funktionieren oder er nicht richtig ins Team integriert wird, wird er kaum die Möglichkeit haben, die Leistung zu bringen, die du dir von ihm erhofft hast.
Bei Software ist es nicht anders. Und trotzdem hoffen wir erstaunlich oft auf einen einfachen
Dreisatz:
Problem → Software kaufen → Problem gelöst.
Die Realität sieht meistens etwas anders aus.
Das Projekt beginnt, die Software wird eingeführt und das Problem ist leider nicht vollständig gelöst. Und das frustriert ungemein.
Fast jeder hat diese Situation schon einmal erlebt. Ein Prozess kostet viel zu viel Zeit.
Informationen werden an verschiedenen Orten abgelegt. Mitarbeitende erfassen Informationen gar nicht oder mehrfach. Daten werden aus dem System in ein Excel gezogen, weil man nur so damit arbeiten kann. Oder der angenehmere Fall: Das Unternehmen wächst und die bestehenden Abläufe kommen einfach nicht mehr hinterher.
Irgendwann fällt der Satz:
„Wir brauchen mehr Effizienz. Gibt es dafür nicht eine Software?“
Und in den allermeisten Fällen gibt es sie.
Anbieter und Funktionen werden verglichen, eine Lösung überzeugt und wird gekauft.
Eigentlich könnte die Geschichte hier zu Ende sein. Ist sie aber nicht.
Eine erfolgreiche Softwareeinführung beginnt nach der Entscheidung
Stell dir vor, die Software wäre tatsächlich ein neuer MItarbeiter. Mit der Vertragsunterschrift würdest du deine Arbeit wahrscheinlich auch nicht als erledigt betrachten. Im Gegenteil, jetzt beginnt ein entscheidender Teil.
Du überlegst dir, wie der neue Mitarbeiter eingearbeitet wird, welche Aufgaben er übernimmt, mit wem er zusammenarbeitet, welche Informationen er benötigt und wer ihn in den ersten Wochen begleitet.
Vor allem würdest du nicht davon ausgehen, dass sich der Rest des Unternehmens automatisch an ihn anpasst.
Warum erwarten wir genau das so häufig von Software?
Eine erfolgreiche Softwareeinführung braucht aus meiner Sicht deshalb mehr als einen technischen Implementierungsplan. Sie braucht einen Einführungsplan, der das Unternehmen als Ganzes betrachtet.
Was verändert sich mit der neuen Lösung? Welche bisherigen Abläufe fallen weg oder müssen angepasst werden? Wo entstehen neue Übergaben? Wer übernimmt welche Verantwortung? Welche bestehenden Systeme sind betroffen? Und wie sorgen wir dafür, dass die Menschen, die später damit arbeiten, den neuen Weg auch mitgehen können?
Denn am Ende führen wir nicht einfach eine Software ein.
Wir verändern einen Teil der Arbeitsweise signifikant, wie ein Unternehmen arbeitet.
Die Software muss ins Unternehmen passen, nicht nur in die IT-Landschaft
Genau hier liegt für mich ein entscheidender Punkt.
Bei einer Softwareeinführung wird verständlicherweise sehr viel über Funktionen, Schnittstellen, Datenmigration, Konfiguration und technische Anforderungen gesprochen.
Das alles ist wichtig.
Aber eine Software lebt später nicht in einem technischen Konzept. Sie lebt im Arbeitsalltag eines Unternehmens.
Deshalb reicht es nicht, nur die technische Perspektive einzunehmen.
Eine gute Einführung verbindet die Software mit den Prozessen, den Menschen und der Organisation. Sie schaut darauf, was vorher passiert, was nachher passiert und welche Auswirkungen eine Veränderung an einer Stelle auf andere Bereiche hat.
Holistischer Blick
Genau dieser holistische Blick fehlt aus meiner Erfahrung manchmal, weil die einzelnen Beteiligten verständlicherweise aus ihrer jeweiligen Perspektive auf das Projekt schauen.
Der Softwareanbieter kennt seine Lösung.
Die IT kennt die technische Landschaft.
Die Fachbereiche kennen ihre Arbeit.
Die Geschäftsleitung kennt die Ziele.
Die entscheidende Frage ist, wer daraus das Gesamtbild macht.
Wer hält bei der Einführung die Fäden zusammen?
Vielleicht ist auch hier der Vergleich mit einem neuen Mitarbeiter hilfreich.
Bei seinem Onboarding braucht es jemanden, der nicht nur weiss, wo sein Arbeitsplatz steht, sondern versteht, welche Rolle er im gesamten Unternehmen übernehmen soll.
Bei einer Softwareeinführung ist es ähnlich.
Gerade bei grösseren Veränderungen kann deshalb eine Begleitung sinnvoll sein, die sowohl die Möglichkeiten der Technologie versteht als auch die Prozesse, Menschen und unternehmerischen Ziele im Blick behält.
Nicht als zusätzliche Projektinstanz, die alles komplizierter macht, sondern als jemand, der Fragen stellt, unterschiedliche Perspektiven zusammenbringt und darauf achtet, dass aus einer technisch funktionierenden Einführung auch eine im Unternehmen funktionierende Lösung wird.
Denn genau an den Übergängen entstehen häufig die entscheidenden Fragen.
Was bedeutet eine technische Entscheidung für den späteren Prozess?
Was bedeutet eine Prozessänderung für die Mitarbeitenden?
Welche Konsequenzen hat eine vermeintlich kleine Anpassung für einen anderen Bereich?
Wer nur auf einen einzelnen Teil schaut, sieht diese Zusammenhänge möglicherweise zu spät.
Die Einführung entscheidet über den Wert der Software
Vielleicht sollten wir deshalb aufhören, den Go-live als Ziel einer Softwareeinführung zu betrachten.
Er ist eigentlich erst der erste richtige Arbeitstag unseres neuen Mitarbeiters.
Ob die Investition ihren Wert entfaltet, zeigt sich danach.
Eine Software braucht eine klare Rolle, ein gutes Onboarding, funktionierende Übergaben und Menschen, die wissen, wie sie mit ihr zusammenarbeiten sollen. Und sie braucht jemanden, der bei der Einführung nicht nur auf das Tool schaut, sondern auf das Unternehmen als Ganzes.
Die beste Software allein garantiert deshalb noch keine erfolgreiche Digitalisierung. Entscheidend ist, wie gut wir sie in unser Unternehmen integrieren.
Oder anders gesagt:
Die Software haben wir gekauft. Jetzt müssen wir sie noch zu einem Teil des Teams machen.
